Sektori i Evidencës Qendrore

Sektori i evidences qendrore përbëhet nga përgjegjës sektori, specialist (arkivist), administrator dokumentash.
Përgjegjësi i sektorit të evidencës qëndrore parashikon dhe planifikonveprimtari në lidhje meSektori i evidences qendrore përbëhet nga përgjegjës sektori, specialist (arkivist), administrator dokumentash.Përgjegjësi i sektorit të evidencës qëndrore parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje me detyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllim realizimin në kohë të tyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike, kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit në përmbushjen e tyre sipas plan- evidencave mujore, shpërndan punën mes specialistëve të sektorit në përputhje me legjislacionin dhe rregulloren e brendshme të institucionit dhe informon Drejtorin e Përgjithshëm apo drejtorin e DEDR-së, mbikëqyr dhe udhëzon specialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuara dhe jep mbështetje dhe këshillim për problematika të ndryshme, mbikëqyr zbatimin e rregullores së brendshme të institucionit, me qëllim realizimin e veprimtarisë së sektorit, në përputhje me udhëzimet e dhëna dhe informon drejtorin e DEDR-së për mbarëvajtjen e punës apo problematikat e hasura, mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues në lidhje me mjetet materiale për ushtrimin e detyrës, përgatit prezencën ditore dhe mujore të punonjësve dhe raporton tek drejtori i DEDR-së për disiplinën e punës në sektor, kontrollon procesin e evidencimit fizik dokumenteve, sipas rregullores së procesit të punës, zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direkt dhe Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave. Specialistët e evidencës qendrore bëjnë regjistrimin e fondeve bazë e shtesave në regjistrin fizik dhe elektronik të evidencës, i cili përfshin kontrollin, verifikimin, korrigjimin ortografik të gabimeve teknike dhe rakordon dy regjistrat, administrojnë dhe përmirësojnë mjetet e informacionit dhe të kërkimit, për t’u shërbyer studiuesve.Ofrojnë ndihmë me mjetet e evidencës për sektorët e AQSH-së për zgjidhjen e problemeve që dalin gjatë proceseve të punës, Bëjnë kontrollin e vazhdueshëm të emërtesave të strukturave të fondeve dhe rekomandon ndreqjen e gabimeve, bëjnë verifikimin fizik të njësive të ruajtjes si dhe unifikimin e tyre me inventarin përkatës, bëjnë plotësimin e të metave të elementeve të inventarëve, si titullin e njësive të ruajtjes, vitin, datat ekstreme, sasinë e fletëve, plotësimin e etiketave e ndërrimin e kutive dhe unifikimin e tyre, Plotësojnë titujt e  dosjeve me elementet formale në rast të mungesave, merren me evidentimin dhe propozimin e zgjidhjes për mangësitë e konstatuara në sasinë e fletëve të dosjeve apo në përmbajtjen e tyre nga AQSH-ja, bëjnë ndarjen e procesverbaleve të dorëzimit të dokumenteve sipas fondeve, bëjnë zëvendësimin e regjistrave të vjetër me të rinj me të gjitha mekanizmat e duhur për lehtësi përdorimi duke i verifikuar e plotësuar me origjinalin, Dhënie për shfrytëzim të inventarëve të njësive të ruajtjes, bëjnë bashkimin e shtesave të fondeve me bazat në një inventor, verifikojnë njësitë e ruajtjes që rezultojnë me numër të njëjtë dhe kalimin e kësaj njësie si shtesë fondi. Unifikojnë inventarët e fondeve që ndodhen në sallën e studimit me ato të evidences, dërgojnë në laboratorin e restaurimit për restaurim të dokumenteve, nëse është e nevojshme dhe zbatojnë detyra të tjera të përcaktuara nga drejtori i Evidencës Qendrore, Digjitalizimit dhe Restaurimit. detyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllimrealizimin në kohë të tyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave tëpërgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dheprocedurave teknike, kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit nëpërmbushjen e tyre sipas plan- evidencave mujore, shpërndan punën messpecialistëve të sektorit në përputhje me legjislacionin dhe rregulloren ebrendshme të institucionit dhe informon Drejtorin e Përgjithshëm apo drejtorine DEDR-së, mbikëqyr dhe udhëzon specialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuaradhe jep mbështetje dhe këshillim për problematika të ndryshme, mbikëqyrzbatimin e rregullores së brendshme të institucionit, me qëllim realizimin eveprimtarisë së sektorit, në përputhje me udhëzimet e dhëna dhe informondrejtorin e DEDR-së për mbarëvajtjen e punës apo problematikat e hasura,mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues në lidhje me mjetetmateriale për ushtrimin e detyrës, përgatit prezencën ditore dhe mujore tëpunonjësve dhe raporton tek drejtori i DEDR-së për disiplinën e punës nësektor, kontrollon procesin e evidencimit fizik dokumenteve, sipas rregulloressë procesit të punës, zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direktdhe Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave. Specialistët e evidencës qendrore bëjnëregjistrimin e fondeve bazë e shtesave në regjistrin fizik dhe elektronik tëevidencës, i cili përfshin kontrollin, verifikimin, korrigjimin ortografik tëgabimeve teknike dhe rakordon dy regjistrat, administrojnë dhe përmirësojnëmjetet e informacionit dhe të kërkimit, për t’u shërbyer studiuesve.
Ofrojnë ndihmë me mjetet e evidencës për sektorët e AQSH-së për zgjidhjen eproblemeve që dalin gjatë proceseve të punës, Bëjnë kontrollin e vazhdueshëm tëemërtesave të strukturave të fondeve dhe rekomandon ndreqjen e gabimeve, bëjnëverifikimin fizik të njësive të ruajtjes si dhe unifikimin e tyre me inventarinpërkatës, bëjnë plotësimin e të metave të elementeve të inventarëve, sititullin e njësive të ruajtjes, vitin, datat ekstreme, sasinë e fletëve,plotësimin e etiketave e ndërrimin e kutive dhe unifikimin e tyre, Plotësojnëtitujt e  dosjeve me elementet formale në rast të mungesave, merren meevidentimin dhe propozimin e zgjidhjes për mangësitë e konstatuara në sasinë efletëve të dosjeve apo në përmbajtjen e tyre nga AQSH-ja, bëjnë ndarjen eprocesverbaleve të dorëzimit të dokumenteve sipas fondeve, bëjnë zëvendësimin eregjistrave të vjetër me të rinj me të gjitha mekanizmat e duhur për lehtësipërdorimi duke i verifikuar e plotësuar me origjinalin, Dhënie për shfrytëzim tëinventarëve të njësive të ruajtjes, bëjnë bashkimin e shtesave të fondeve mebazat në një inventor, verifikojnë njësitë e ruajtjes që rezultojnë me numër tënjëjtë dhe kalimin e kësaj njësie si shtesë fondi. Unifikojnë inventarët efondeve që ndodhen në sallën e studimit me ato të evidences, dërgojnë nëlaboratorin e restaurimit për restaurim të dokumenteve, nëse është e nevojshmedhe zbatojnë detyra të tjera të përcaktuara nga drejtori i Evidencës Qendrore,Digjitalizimit dhe Restaurimit.