Sektori i Evidencës Qendrore dhe Digjitalizimit

Sektori i evidences qendrore dhe digjitalizimit përbëhet nga përgjegjës sektori, specialist (arkivist), specialist (digjitalizimi), laborant mikrofilmues, administrator dokumentash.

Përgjegjësi i sektorit të evidencës qëndrore dhe digjitalzimit parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje me detyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllim realizimin në kohë të tyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike, kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit në përmbushjen e tyre sipas plan- evidencave mujore, shpërndan punën mes specialistëve të sektorit në përputhje me legjislacionin dhe rregulloren e brendshme të institucionit dhe informon Drejtorin e Përgjithshëm apo drejtorin e DEQK-së, mbikëqyr dhe udhëzon specialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuara dhe jep mbështetje dhe këshillim për problematika të ndryshme, mbikëqyr zbatimin e rregullores së brendshme të institucionit, me qëllim realizimin e veprimtarisë së sektorit, në përputhje me udhëzimet e dhëna dhe informon drejtorin e DEQK-së për mbarëvajtjen e punës apo problematikat e hasura, mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues në lidhje me mjetet materiale për ushtrimin e detyrës, përgatit prezencën ditore dhe mujore të punonjësve dhe raporton tek drejtori i DEQK-së për disiplinën e punës në sektor, kontrollon procesin e evidencimit fizik, evidencimit elektronik dhe digjtializimit të dokumenteve, sipas rregullores së procesit të punës, zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direkt dhe Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave. Specialistët e evidencës qendrore dhe digjitalizimit bëjnë regjistrimin e fondeve bazë e shtesave në regjistrin fizik dhe elektronik të evidencës, i cili përfshin kontrollin, verifikimin, korrigjimin ortografik të gabimeve teknike dhe rakordon dy regjistrat, administrojnë dhe përmirësojnë mjetet e informacionit dhe të kërkimit, për t’u shërbyer studiuesve.

Ofrojnë ndihmë me mjetet e evidencës për sektorët e AQSH-së për zgjidhjen e problemeve që dalin gjatë proceseve të punës, Bëjnë kontrollin e vazhdueshëm të emërtesave të strukturave të fondeve dhe rekomandon ndreqjen e gabimeve, bëjnë verifikimin fizik të njësive të ruajtjes si dhe unifikimin e tyre me inventarin përkatës, bëjnë plotësimin e të metave të elementeve të inventarëve, si titullin e njësive të ruajtjes, vitin, datat ekstreme, sasinë e fletëve, plotësimin e etiketave e ndërrimin e kutive dhe unifikimin e tyre, Plotësojnë titujt e  dosjeve me elementet formale në rast të mungesave, merren me evidentimin dhe propozimin e zgjidhjes për mangësitë e konstatuara në sasinë e fletëve të dosjeve apo në përmbajtjen e tyre nga AQSH-ja, bëjnë ndarjen e procesverbaleve të dorëzimit të dokumenteve sipas fondeve, bëjnë zëvendësimin e regjistrave të vjetër me të rinj me të gjitha mekanizmat e duhur për lehtësi përdorimi duke i verifikuar e plotësuar me origjinalin, Dhënie për shfrytëzim të inventarëve të njësive të ruajtjes, bëjnë bashkimin e shtesave të fondeve me bazat në një inventor, verifikojnë njësitë e ruajtjes që rezultojnë me numër të njëjtë dhe kalimin e kësaj njësie si shtesë fondi. Unifikojnë inventarët e fondeve që ndodhen në sallën e studimit me ato të evidences, dërgojnë në laboratorin e restaurimit për restaurim të dokumenteve, nëse është e nevojshme dhe zbatojnë detyra të tjera të përcaktuara nga drejtori i Evidencës Qendrore dhe Komunikimit.

Specialisti i digjitalizimit bën kontrollin e cilësisë së procesit të digjitalizimit, sipas rregullores së brendshme të institucionit, merret me këshillimin, trajnimin dhe zgjidhjen e problemeve teknike që dalin mbi përmbajtjen në sistemin elektronik, komunikon me skanuesit për çështje të karakterit teknik dhe propozimin e zgjidhjeve, kryen detyrat e specialistit të evidencës qendrore dhe digjitalizimit, ose të administratorit të dokumenteve, në rast mangësish në burime njerëzore dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt.

Laboranti i mikrofilmimit ka bën tërheqjen e materialit për mikrofilm nga vendruajtja, duke e marrë në dorëzim dosje për dosje, fotokopjon kapakët e dosjeve, verifikon dokumentet brenda dosjes fletë për fletë, mikrofilmoni dokumentet duke marrë referencat arkivore.

Bën larja e bobinave të filmit të krijuara nga mikrofilmimi, kontrollon cilësinë e filmit, kontrollon dhe përgatit pajisjen e skanimit, bën skanimin e dokumenteve të filmuara duke përdorur referencat që janë dhënë gjatë mikrofilmimit, bën krijimin e kopjes së sigurisë (“backup”-it) dhe shfrytëzimit, mirëmban pajisjet që ka në ngarkim, zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt. Administratori i dokumentave bën evidencimin elektronik të dokumenteve të skanuara, sipas rregullores së procesit të punës, kontrollin e cilësisë së materialeve të skanuara, plotësimin e të metave të elementeve të katalogut elektronik, si titullin e njësive të ruajtjes, vitin, datat ekstreme, sasinë e fletëve, etj, krijimin e një kopjeje të sigurisë, mirëmbajtjen e pajisjeve që ka në ngarkim dhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt.