Sektori i Digjitalizimit dhe Mikrofilmit

Sektori i digjitalizimit përbëhet nga përgjegjës sektori, laborantmikrofilmues, administrator dokumentash.
Përgjegjësi i digjitalzimit parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje medetyrat vjetore të përcaktuara për sektorin, me qëllim realizimin në kohë tëtyre, si dhe siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, nëafatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike,kontrollon dhe monitoron veprimtaritë e sektorit në përmbushjen e tyre sipasplan- evidencave mujore, shpërndan punën mes specialistëve të sektorit nëpërputhje me legjislacionin dhe rregulloren e brendshme të institucionit dheinformon Drejtorin e Përgjithshëm apo drejtorin e DEDR-së, mbikëqyr dhe udhëzonspecialistët, në lidhje me detyrat e ngarkuara dhe jep mbështetje dhe këshillimpër problematika të ndryshme, mbikëqyr zbatimin e rregullores së brendshme tëinstitucionit, me qëllim realizimin e veprimtarisë së sektorit, në përputhje meudhëzimet e dhëna dhe informon drejtorin e DEQK-së për mbarëvajtjen e punës apoproblematikat e hasura, mbështet kërkesat e punonjësve të rinj apo ekzistues nëlidhje me mjetet materiale për ushtrimin e detyrës, përgatit prezencën mujoretë punonjësve dhe raporton tek drejtori i DEDR-së për disiplinën e punës nësektor, kontrollon procesin e digjtializimit të dokumenteve, sipas rregulloressë procesit të punës, zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga eprori direktdhe Drejtori i Përgjithshëm i Arkivave.
Punonjësi i digjitalizimit bën kontrollin e cilësisë së procesit tëdigjitalizimit, sipas rregullores së brendshme të institucionit, merret mekëshillimin, trajnimin dhe zgjidhjen e problemeve teknike që dalin mbipërmbajtjen në sistemin elektronik, komunikon me skanuesit për çështje tëkarakterit teknik dhe propozimin e zgjidhjeve dhe zbaton detyra të tjera tëpërcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt.
Laboranti i mikrofilmimit ka bën tërheqjen e materialit për mikrofilm ngavendruajtja, duke e marrë në dorëzim dosje për dosje, fotokopjon kapakët edosjeve, verifikon dokumentet brenda dosjes fletë për fletë, mikrofilmoni dokumentetduke marrë referencat arkivore.
Bën larja e bobinave të filmit të krijuara nga mikrofilmimi, kontrolloncilësinë e filmit, kontrollon dhe përgatit pajisjen e skanimit, bën skanimin edokumenteve të filmuara duke përdorur referencat që janë dhënë gjatëmikrofilmimit, bën krijimin e kopjes së sigurisë (“backup”-it) dheshfrytëzimit, mirëmban pajisjet që ka në ngarkim, zbaton detyra të tjera tëpërcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eprori direkt. Administratori idokumentave bën evidencimin elektronik të dokumenteve të skanuara, sipasrregullores së procesit të punës, kontrollin e cilësisë së materialeve tëskanuara, plotësimin e të metave të elementeve të katalogut elektronik, sititullin e njësive të ruajtjes, vitin, datat ekstreme, sasinë e fletëve, etj,krijimin e një kopjeje të sigurisë, mirëmbajtjen e pajisjeve që ka në ngarkimdhe zbaton detyra të tjera të përcaktuara nga përgjegjësi i sektorit apo eproridirekt.